Als Teamevent Agentur organisieren wir tagtäglich Gruppenveranstaltungen in den unterschiedlichsten Größen. Dabei kann, muss aber kein Stress aufkommen! Wir haben Euch ein paar praxisnahe Tipps zusammengestellt, mit der die Eventplanung stressfei vonstatten geht.
Unsere fünf Eventplanung Tipps:
1. Klar definiertes Event-Ziel: Zunächst ist es wichtig, das Hauptziel Eures Events klar zu definieren. Möchtet Ihr das Wir Gefühl stärken, neue Kund:innen gewinnen oder Bildungsinhalte vermitteln? Ein klares Ziel wird Euch dabei helfen, den gesamten Planungsprozess zu strukturieren.
2. Frühzeitige Planung: Damit alles reibungslos verläuft, sollte die Planung schon weit im Voraus beginnen. Denn ein gutes Timing ist das A & O; besonders in der Eventbranche! Auf diese Weise habt Ihr genügend Vorlaufzeit für Reservierungen von Locations, Show-Acts, Caterern & Co..
3. Erstellung eines Projektplan: Um ein Event strukturiert planen zu können, lohnt es sich, vorab ein Projektplan mit Fristen, Hinweisen, To-Do´s sowie weiteren wichtigen Punkten anzulegen. Jedes kleinste Detail ist hier wichtig, denn: Je besser die Abläufe definiert sind, desto weniger wird schief laufen. Teilt Verantwortlichkeiten und Aufgaben deshalb sorgfältig ein und haltet die entsprechenden Zuständigkeiten im Projektplan fest.
4. Machbarkeits-Check: Alle Planungsvorbereitungen sind abgeschlossen? Dann sollte jetzt ein abschließender Check stattfinden! Alle wichtigen Bestandteile der Eventplanung werden dabei auf eventuell letzte Schwächen hin überprüft und vom Team abgesegnet.
5. Nachbereitung: Die Veranstaltung ist vorbei – aber die Arbeit noch nicht! Sammelt Feedback, evaluiert die Ergebnisse und bedankt Euch bei den Teilnehmer:innen. Dies wird wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Events liefern.
Fazit:
Eine erfolgreiche Eventplanung erfordert Sorgfalt, Planung und Engagement. Geht bei der Eventplanung Schritt für Schritt vor, startet frühzeitig und behaltet durch eine strukturierte Arbeitsweise stets den Überblick. Stellt Euch auch auf nicht geplante Situationen ein. Denn speziell in der Eventbranche ist trotz guter Vorbereitung oft Improvisationstalent gefragt!
Ihr möchten den Planungsstress umgehen?
Dann werft uns doch einfach den Ball zu! Als Profis in Sachen Eventmanagement übernehmen wir gerne die Konzeption Eurer Veranstaltung. Egal, ob im großen oder kleinen Rahmen, Outdoor oder Indoor, innerhalb Deutschland oder über die Landesgrenzen hinaus: Uns ist kein Weg zu weit, keine Herausforderung zu groß und keine Aufgabe zu schwierig. Also stöbert gerne durch unser Teamevent Portfolio und lasst Euch inspirieren.
Eure Ansprechpartnerin:
Sharlene Winter
Head of Operations
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Und solltet Ihr Euch bereits für ein Teamevent entschieden haben, dann könnt Ihr uns ganz einfach und bequem eine Anfrage über das Formular stellen. Wir freuen uns, von Euch zu hören!
